Ajouter un chauffeur et comprendre les vérifications nécessaires
Introduction
Pour pouvoir accepter des courses sur Vany, chaque chauffeur doit être ajouté à votre compte professionnel et passer par une vérification de ses documents, conformément à la réglementation applicable au transport de personnes (VTC). Cet article s'adresse aux gérants de flotte ainsi qu'aux chauffeurs indépendants qui souhaitent ajouter un chauffeur sur Vany Business, et explique le processus d'ajout, de vérification, et de gestion des éventuelles rectifications.
Accéder à l'ajout d'un chauffeur
Dans le menu de gauche, cliquez sur Chauffeurs, puis sur Ajouter un chauffeur.
Informations et documents requis
Informations générales
- Nom du chauffeur : le nom sous lequel cette personne est connue publiquement. Il sera visible par vos clients dans l'application et sur les factures.
- Numéro de permis de conduire : le numéro tel qu'indiqué sur le permis officiel du chauffeur. Il doit correspondre exactement à la pièce jointe fournie ci-dessous.
Pièces justificatives
Trois documents sont obligatoires pour ajouter un chauffeur :
- Permis de conduire valide, correspondant au numéro indiqué dans le formulaire.
- Carte professionnelle VTC valide (ou équivalent selon votre pays d'exercice).
- Attestation de Responsabilité Civile Professionnelle (RC Pro) de l'exploitant ou du chauffeur.
Les formats acceptés pour chaque document sont : .pdf, .jpg, .png, .webp, .avif. Vous pouvez ajouter chaque fichier en cliquant sur la zone correspondante, ou en le glissant-déposant directement.
À noter : seuls ces trois documents (permis de conduire, carte VTC, RC Pro) sont vérifiés par Vany. Les documents liés au véhicule (carte grise, contrôle technique, assurance du véhicule) restent sous la responsabilité du professionnel et ne sont pas demandés lors de l'ajout d'un chauffeur.
L'attestation sur l'honneur
Avant de finaliser l'ajout, vous devez confirmer que :
- les informations et documents fournis sont exacts, complets et conformes aux exigences légales ;
- aucun faux document ni information trompeuse n'a été transmis (identité, qualifications, assurances, conformité des véhicules) ;
- le chauffeur ne fait l'objet d'aucune condamnation incompatible avec l'exercice de l'activité VTC ;
- vous avez pris connaissance et acceptez les Conditions Générales de Service de Vany ainsi que les réglementations applicables ;
- les véhicules destinés à être exploités sont dûment vérifiés (carte grise, titulaire légitime, contrôle technique valide, assurances à jour) ;
- les véhicules comportent les signalétiques VTC conformes, selon les consignes du Centre d'aide Vany.
Tout manquement ou déclaration inexacte peut entraîner la suspension ou la résiliation de l'accès au service, sans préjudice d'éventuelles actions légales.
Une fois ces informations confirmées, cliquez sur Envoyer les documents et Ajouter le chauffeur.
Le processus de vérification
Qui vérifie, et en combien de temps ?
Une fois les documents envoyés, ils sont examinés par l'équipe Vany, plusieurs fois par jour, qui peut s'appuyer sur des outils de vérification automatisés (notamment basés sur l'intelligence artificielle) pour analyser les documents fournis. L'ensemble des documents soumis est vérifié, et un résultat est communiqué sous 48 heures.
Le traitement de ces documents, qui contiennent des données à caractère personnel, est effectué conformément à notre politique d'utilisation et à notre politique de confidentialité. Pour des raisons de sécurité et de traçabilité, ces documents sont conservés sans durée de rétention limitée.
Les statuts d'un chauffeur
Après l'ajout, le chauffeur apparaît dans votre liste de Chauffeurs, avec un statut visible directement sur sa fiche :
| Statut | Affichage | Signification |
|---|---|---|
| En attente | Permis affiché en rouge, mention « Vérification en cours » | Les documents ont été reçus et sont en cours d'examen par l'équipe Vany. |
| Validé | Permis affiché en vert | Les documents ont été vérifiés et approuvés : le chauffeur peut accepter des courses. |
| Rejeté | Permis affiché en rouge | Un ou plusieurs documents n'ont pas été validés (voir « Rectification » ci-dessous). |
Que peut faire un chauffeur en attente de vérification ?
Tant que la vérification n'est pas terminée, le chauffeur apparaît bien dans votre liste de Chauffeurs, mais il ne peut pas accepter de course. Sur l'écran d'affectation des courses, ce chauffeur apparaît comme « Non disponible » pour la course concernée.
Recevoir la décision et gérer un rejet
À l'issue de la vérification, le professionnel ayant ajouté le chauffeur reçoit une notification automatique par e-mail indiquant la décision :
- Décision favorable : le chauffeur passe au statut Validé et peut désormais accepter des courses.
- Décision négative : l'e-mail précise un motif expliquant la raison du refus.
Les deux types de rejet
-
Rejet avec rectification possible : si l'équipe Vany estime qu'un document ne correspond pas à ce qui est attendu (par exemple un document expiré, illisible, ou ne correspondant pas au numéro de permis renseigné), vous pouvez corriger l'information ou renvoyer le bon document. Le chauffeur repasse alors en statut « Vérification en cours » pour un nouvel examen.
-
Rejet définitif : en cas de fraude avérée, de document hors sujet, ou de toute autre situation incompatible avec les exigences de Vany, le rejet est définitif et aucune rectification n'est possible.
Expiration des documents
La carte professionnelle VTC, la RC Pro et le permis de conduire ont généralement une durée de validité limitée. Lorsque l'un de ces documents arrive à expiration, nos systèmes déclenchent automatiquement une nouvelle vérification afin de revalider les informations du chauffeur. Il est donc recommandé de tenir vos documents à jour pour éviter toute interruption d'activité.
Exemples d'utilisation
- Ajouter un nouveau chauffeur à votre flotte : remplissez le formulaire avec son nom, son numéro de permis, et joignez les trois documents requis. Le chauffeur apparaîtra dans votre liste avec le statut « Vérification en cours » sous 48h.
- Comprendre pourquoi un chauffeur ne peut pas être assigné à une course : si un chauffeur apparaît comme « Non disponible » lors de l'affectation d'une course, vérifiez son statut de vérification dans la page Chauffeurs.
- Corriger un document refusé : si vous recevez un e-mail de rejet avec un motif lié à un document expiré ou illisible, rendez-vous sur la fiche du chauffeur concerné pour renvoyer le bon document.
Conseils et astuces
- Vérifiez que le numéro de permis de conduire saisi dans le formulaire correspond exactement à celui figurant sur le document joint, pour éviter un rejet avec demande de rectification.
- Assurez-vous que les documents sont lisibles et complets (pas de coin coupé, de flou, ou de partie masquée) avant de les envoyer.
- Anticipez le renouvellement de vos documents (carte VTC, RC Pro, permis) avant leur date d'expiration pour éviter toute interruption de l'activité du chauffeur.
- Surveillez votre boîte e-mail après chaque soumission ou modification de documents : c'est le canal utilisé par Vany pour vous informer de la décision de vérification.
Conclusion
L'ajout d'un chauffeur sur Vany Business nécessite de fournir son nom, son numéro de permis de conduire, ainsi que trois documents justificatifs : permis de conduire, carte professionnelle VTC, et attestation de RC Pro. Ces documents sont vérifiés manuellement par l'équipe Vany sous 48h, et le résultat (favorable ou non, avec motif) est communiqué par e-mail. Tant que la vérification n'est pas validée, le chauffeur apparaît dans votre liste mais ne peut pas accepter de courses. En cas de problème sur un document, une rectification est généralement possible, sauf en cas de fraude avérée ou de rejet définitif.